01
Czynsz bazowy
Stawka za metr, zwykle w euro i przeliczana po kursie z dnia płatności. To jedyna pozycja, którą widać w ogłoszeniu — i rzadko ta, która robi największą różnicę między ofertami.
Biuro dla Twojego zespołu
Wynajem powierzchni biurowych w Warszawie i okolicach.
I
Zespół, nie metraż
Biuro liczy się w ludziach, nie w metrach kwadratowych.
II
Piętro, które trzeba zobaczyć
Rzut, światło, układ i to, co widać dopiero na miejscu.
III
Bezpieczna umowa
Najem biura podpisuje się na lata. Warto wiedzieć, na co.
[ 01 · Usługa ]
Stawka za metr to nie jest cena biura.
Dwie oferty różniące się o dwa euro potrafią różnić się o kilkanaście procent na fakturze.
Villa Estate to warszawska agencja prowadzona przez prawników. Szukamy biura pod konkretny zespół, liczymy koszt całkowity — czynsz, opłatę eksploatacyjną, współczynnik powierzchni wspólnych, parking, wykończenie i waloryzację — negocjujemy warunki, a umowę czytamy zdanie po zdaniu, zanim ją podpiszesz.
[ 02 · Sedno ]
Biuro to nie tylko metry. To przestrzeń na lata i dla ludzi zmierzających w jednym kierunku.
Umowę najmu biura podpisuje się zwykle na pięć lat i praktycznie nie da się z niej wyjść. Przez ten czas zespół urośnie albo się skurczy, część osób przejdzie na pracę zdalną, a Ty i tak będziesz płacić za każdy metr wpisany do umowy. Dlatego zaczynamy nie od metrażu, tylko od tego, ile osób ma tu pracować i jak to się może zmienić.
[ 03 · Porównanie ]
Na własną rękę albo z nami
Biuro da się znaleźć samodzielnie. Trudność zaczyna się przy liczeniu, ile ono naprawdę kosztuje.
Na własną rękę
- Porównujesz stawki za metr i wybierasz najniższą.
- O współczynniku powierzchni wspólnych dowiadujesz się przy podpisywaniu umowy.
- Wykończenie wyceniasz po podpisaniu, kiedy nie masz już czym negocjować.
- Umowę dostajesz w wersji wynajmującego: na pięć lat i bez prawa wyjścia.
Z Villa Estate
- Liczymy koszt całkowity na osobę i na miesiąc — jedna liczba, którą da się porównać.
- Współczynnik, opłatę eksploatacyjną i parking sprawdzamy przed pokazem, a nie po nim.
- Wykończenie i wakacje czynszowe negocjujemy razem ze stawką, bo tylko wtedy mają wagę.
- Umowę negocjuje i poprawia prawnik — łącznie z prawem wyjścia i opcją powiększenia.
[ 04 · Prawda ]
Ogłoszenie nie mówi, ile zapłacisz
W warszawskich biurach czynsz podaje się w euro za metr miesięcznie, opłatę eksploatacyjną w złotych, a płacisz jeszcze za swój udział w częściach wspólnych: korytarzach, recepcji, toaletach. Do tego dochodzi parking, wykończenie i waloryzacja. Dopiero po zsumowaniu tych pozycji wiadomo, która oferta jest tańsza. Bardzo często nie ta, która wygląda taniej.
[ 05 · Koszt ]
Z czego składa się koszt biura
Sześć pozycji, które trafiają na fakturę. W ogłoszeniu widać zwykle jedną.
02
Opłata eksploatacyjna
Utrzymanie budynku: sprzątanie, ochrona, media wspólne, zarządzanie, podatek od nieruchomości. Podawana w złotych za metr, rozliczana rocznie i potrafiąca rosnąć szybciej niż sam czynsz.
03
Współczynnik powierzchni wspólnych
Płacisz nie tylko za swoje biuro, ale też za udział w korytarzach, recepcji i toaletach. W warszawskich budynkach add-on mieści się zwykle w kilku–kilkunastu procentach — i o tyle rośnie każda pozostała pozycja.
04
Parking
Rozliczany od miejsca, nie od metra, i w wielu budynkach limitowany współczynnikiem na powierzchnię. Przy zespole dojeżdżającym samochodem potrafi dołożyć kilkanaście procent do rachunku.
05
Wykończenie
Powierzchnia w stanie deweloperskim wymaga zabudowy, instalacji i mebli. Część kosztu bierze na siebie wynajmujący — ale tylko wtedy, gdy zażąda się tego przy negocjacji stawki, a nie po niej.
06
Waloryzacja i kurs
Czynsz rośnie co roku o wskaźnik, a przy stawce w euro dochodzi ryzyko kursowe. Przy pięcioletniej umowie te dwie pozycje ważą więcej niż początkowa różnica w stawce.
[ 06 · Przewaga ]
Koszt, umowa, zespół
Trzy miejsca, w których firmy najczęściej przepłacają za biuro — i trzy, w których jesteśmy naprawdę mocni.
01
Koszt całkowity
Sprowadzamy wszystkie oferty do jednej liczby: ile kosztuje miesiąc pracy jednej osoby w danym biurze, przez cały okres umowy. Dopiero to pozwala porównać budynek klasy A z drugiej linii z biurem serwisowanym w centrum.
02
Umowa
Villa Estate prowadzą prawnicy. Najem biura nie ma ochrony ustawowej i podpisuje się go na lata. Czytamy zapisy o waloryzacji, zabezpieczeniu, podnajmie, prawie wyjścia, opcji powiększenia i przywróceniu stanu pierwotnego — a potem je negocjujemy.
03
Zespół
Zaczynamy od liczby osób, sposobu pracy i dojazdu, a nie od metrażu. Biuro, do którego połowa zespołu jedzie półtorej godziny, jest tanie wyłącznie na papierze.
[ 07 · Drogi ]
Cztery drogi do biura
Każda ma inny koszt, inne zobowiązanie i inny moment, w którym przestaje się opłacać.
01
Najem tradycyjny
Własna powierzchnia, umowa na trzy do pięciu lat, wykończenie po Twojej stronie albo współfinansowane. Najtańszy koszt na osobę przy stabilnym zespole — i najdroższy, kiedy zespół się zmienia.
02
Biuro serwisowane
Gotowa, zamknięta powierzchnia z obsługą, umowa już od kilku miesięcy, jedna faktura zamiast sześciu pozycji. Drożej za metr, ale bez wykończenia, kaucji i wieloletniego zobowiązania.
03
Coworking
Rozliczenie od biurka, umowa miesięczna. Dla zespołów do kilkunastu osób i dla firm, które dopiero wchodzą na polski rynek, często najrozsądniejszy pierwszy krok.
04
Podnajem
Powierzchnia oddawana przez firmę, która ma jej za dużo. Bywa wyraźnie tańsza i już wykończona, ale trwa tylko tyle, ile umowa główna, i wymaga zgody właściciela. Sprawdzamy jedno i drugie.
[ 08 · Korzyści ]
Co dostajesz w praktyce
Bez gwiazdek i drobnego druku — to zakres, który realizujemy przy każdym poszukiwaniu.
01
Koszt sprowadzony do jednej liczby
Wszystkie oferty policzone tak samo: koszt miesiąca pracy jednej osoby przez cały okres umowy.
02
Oferty spoza portali
Zamknięte bazy, kontakty z zarządcami i deweloperami oraz powierzchnie w podnajmie, których nigdzie nie ogłoszono.
03
Umowa negocjowana przez prawnika
Waloryzacja, zabezpieczenie, prawo wyjścia i opcja powiększenia poprawione na Twoją korzyść.
04
Wynegocjowane wykończenie
Udział wynajmującego w kosztach zabudowy i wakacje czynszowe na czas prac — ustalone razem ze stawką, a nie po niej.
05
Twój czas
Nie obdzwaniasz ogłoszeń i nie jeździsz oglądać pięter, które i tak odpadną na koszcie albo na dojeździe.
06
Wsparcie po podpisie
Protokół odbioru, koordynacja wykończenia i przeprowadzki, a potem roczne rozliczenia opłat eksploatacyjnych.
Powiedz, ile osób ma tu pracować.
Pierwsza rozmowa jest bezpłatna i do niczego nie zobowiązuje. Odpowiadamy w ciągu jednego dnia roboczego.
[ 09 · Przebieg ]
Od briefu do przeprowadzki
Tak wygląda typowe poszukiwanie biura prowadzone przez nas. Od briefu do podpisu zwykle sześć–dziesięć tygodni, plus czas na wykończenie.
Start
Brief i zespół
Ustalamy, ile osób ma tu pracować dziś i za trzy lata, jak pracujecie, ile potrzeba sal, gdzie mieszka zespół i jaki jest budżet miesięczny. Z tego wychodzi metraż, a nie odwrotnie.
Tydzień 1–2
Krótka lista
Przeszukujemy portale, zamknięte bazy, kontakty z zarządcami i deweloperami oraz podnajmy. To, co odpada na koszcie całkowitym albo na dojeździe, odsiewamy, zanim w ogóle Ci to pokażemy.
Pokazy
Oglądanie pięter
Oglądamy razem z Tobą, sprawdzamy realny układ i pytamy o rzeczy, o które nie pyta się przy pierwszym wrażeniu: nagrzewanie od południa, akustykę, gniazdka, przepustowość wind w godzinach szczytu.
Liczby
Koszt całkowity
Każdą ofertę przeliczamy na koszt miesiąca pracy jednej osoby — z opłatami, współczynnikiem, parkingiem, wykończeniem i waloryzacją, przez cały okres umowy. Zestawienie dostajesz na jednej stronie.
Negocjacje
Warunki i wykończenie
Negocjujemy stawkę, wakacje czynszowe, udział wynajmującego w wykończeniu, waloryzację, zabezpieczenie, prawo wyjścia i opcję powiększenia. Przy biurach to właśnie te pozycje ważą najwięcej.
Umowa
Analiza prawna
Prawnik czyta umowę i wszystkie załączniki, tłumaczy je zwykłym językiem i proponuje poprawki. Podpisujesz dopiero wtedy, gdy wiesz, na co się zgadzasz.
Finał
Wykończenie i odbiór
Koordynujemy prace wykończeniowe, spisujemy protokół i liczniki przy odbiorze powierzchni, a potem pomagamy zgrać wszystko z terminem przeprowadzki.
Po podpisie
Zostajemy w kontakcie
Pomagamy przy rocznym rozliczeniu opłat eksploatacyjnych i przy rozmowach z wynajmującym w trakcie umowy. Kiedy zbliża się jej koniec, wracamy do tematu z rocznym wyprzedzeniem — przy biurach to minimum, żeby mieć realny wybór.
[ 10 · Opinie ]
Co mówią firmy
Opinie firm, dla których szukaliśmy biur w Warszawie i okolicach.
Wybraliśmy ofertę droższą o półtora euro na metrze. Po doliczeniu współczynnika, opłat i parkingu okazała się tańsza o jedenaście procent. Sami byśmy tego nie policzyli.
Chcieliśmy trzysta metrów, bo tyle mieliśmy wcześniej. Po rozmowie o tym, ile osób realnie przychodzi do biura, wyszło dwieście dwadzieścia i o dwie sale więcej. Rok później wciąż nam pasuje.
Szukaliśmy nowego biura dla ponad 40-osobowego zespołu i zależało nam na lokalizacji, która będzie wygodna zarówno dla pracowników, jak i klientów. Otrzymaliśmy kilka naprawdę trafnie wyselekcjonowanych propozycji, zamiast kilkudziesięciu przypadkowych ofert. Cały proces przebiegł sprawnie, a podczas negocjacji udało się wypracować znacznie lepsze warunki najmu, niż zakładaliśmy na początku.
[ 11 · Pytania ]
Zanim zapytasz
Najczęstsze pytania firm szukających biura. Jeśli Twojego tu nie ma — napisz, odpowiemy indywidualnie.
Wynagrodzenie ustalamy przed rozpoczęciem współpracy i wpisujemy do umowy — bez prowizji doliczanych po drodze. Pierwsza rozmowa jest bezpłatna.
To udział w korytarzach, recepcji, toaletach i innych częściach wspólnych, którym budynek obciąża najemców. Wynajmujesz sto metrów, a płacisz za sto kilkanaście. W warszawskich budynkach współczynnik mieści się zwykle w kilku–kilkunastu procentach i podnosi każdą pozostałą pozycję, więc porównywanie ofert bez niego nie ma sensu.
To zależy od tego, jak pracujecie. Przy pracy hybrydowej i współdzielonych biurkach wychodzi znacznie mniej niż przy jednym stanowisku na osobę, ale rośnie zapotrzebowanie na sale i miejsca do rozmów. Liczymy to razem, na podstawie tego, ile osób realnie przychodzi w szczycie tygodnia, a nie ile jest na liście płac.
Kilka rzeczy: krótszy okres w zamian za mniejszy udział wynajmującego w wykończeniu, prawo wyjścia po trzech latach za odstępne, opcja powiększenia albo pomniejszenia powierzchni — albo w ogóle inna droga: biuro serwisowane lub podnajem. Mówimy, ile każda z nich kosztuje.
Skalą i wyłącznością. W biurze serwisowanym masz własną, zamkniętą powierzchnię z obsługą i jedną fakturą; w coworkingu płacisz od biurka i dzielisz przestrzeń z innymi. Serwisowane wychodzi drożej za metr niż najem tradycyjny, ale bez wykończenia, kaucji i wieloletniego zobowiązania.
Nie prowadzimy prac budowlanych, ale wyceniamy je na etapie negocjacji, negocjujemy udział wynajmującego i wakacje czynszowe na czas prac oraz polecamy sprawdzonych wykonawców. Pilnujemy też zapisu o tym, czy na koniec najmu trzeba będzie przywrócić stan pierwotny — to potrafi być koszt rzędu kilku miesięcy czynszu.
Tak. Pokazy prowadzimy na wideo, dokumentacja krąży elektronicznie, a umowę można podpisać przez pełnomocnika. Obsługujemy firmy po polsku, angielsku, ukraińsku i rosyjsku. Przy pierwszym biurze w Polsce często rozsądniej zacząć od powierzchni serwisowanej — powiemy wprost, kiedy tak jest.
Przy jasnych wymaganiach zwykle sześć–dziesięć tygodni od briefu do podpisania umowy, a potem od dwóch do czterech miesięcy na wykończenie, jeśli bierzesz powierzchnię w stanie deweloperskim. Biuro serwisowane albo podnajem skracają to do kilku tygodni. O terminie mówimy wprost już na starcie.
[ 12 · Konsultacja ]
Powiedz, dla ilu osób szukasz.
Napisz, czym zajmuje się Twoja firma, ile osób ma pracować w biurze i gdzie mieszka zespół. W ciągu jednego dnia roboczego odezwiemy się z uczciwą oceną sytuacji, pierwszymi propozycjami i jasnymi warunkami współpracy — bez zobowiązań i bez zapisywania Cię na listę mailingową.
- Pierwsza rozmowa jest bezpłatna i niezobowiązująca.
- Każdą ofertę przeliczamy na koszt całkowity, zanim Ci ją pokażemy.
- Twoje dane zostają w Villa Estate. Nie udostępniamy ich podmiotom trzecim w celu innym niż realizacja naszych usług wynikających z umowy.