Informacje prawne

Polityka Prywatności

Ochrona Twoich danych osobowych jest dla nas priorytetem. Poniżej wyjaśniamy, jakie dane zbieramy, po co i jak możesz nimi zarządzać.

Wersja obowiązująca od 29 sierpnia 2026 r.

Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest VILLA ESTATE SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ z siedzibą w Warszawie, ul. Żelazna 51/53, 00-841 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001257272 przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, NIP 5243079145, REGON 545381833, kapitał zakładowy 5 000,00 zł.

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych możesz skontaktować się z nami pod adresem [email protected] lub telefonicznie pod numerem +48 572 296 752.

Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych — wszystkie zgłoszenia dotyczące danych osobowych obsługujemy pod powyższymi adresami.

Cele i podstawy przetwarzania

Dane osobowe przetwarzamy zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz obowiązującymi przepisami prawa krajowego. Poniżej wskazujemy, w jakim celu i na jakiej podstawie prawnej to robimy.

Odpowiedź na zapytanie

Udzielenie odpowiedzi na wiadomość przesłaną przez formularz, e-mailem lub telefonicznie — art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO (nasz prawnie uzasadniony interes w prowadzeniu korespondencji).

Przedstawienie oferty

Dobór i przedstawienie ofert nieruchomości odpowiadających Twoim preferencjom — art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed zawarciem umowy, na Twoje żądanie).

Zawarcie i realizacja umowy

Przygotowanie, zawarcie i wykonanie umowy pośrednictwa oraz obsługa transakcji — art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Obowiązki prawne

Rozliczenia podatkowe i rachunkowe oraz obowiązki wynikające z przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy — art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Marketing własnych usług

Newsletter, informacje o ofertach i wydarzeniach Villa Estate, a także dobór reklam i tworzenie list odbiorców w narzędziach reklamowych — art. 6 ust. 1 lit. a RODO (Twoja zgoda), a w zakresie marketingu bezpośredniego wobec klientów — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Analityka i bezpieczeństwo serwisu

Utrzymanie, ochrona i doskonalenie strony internetowej, w tym wykrywanie błędów i nadużyć — art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a w zakresie narzędzi wymagających zgody — art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Dochodzenie roszczeń

Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń związanych z naszą działalnością — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Rejestr zgód

Wykazanie, kiedy i w jakim zakresie wyraziłeś zgodę na pliki cookies i narzędzia analityczne — art. 7 ust. 1 RODO (obowiązek rozliczalności).

Zakres przetwarzanych danych

W zależności od tego, w jaki sposób się z nami kontaktujesz, przetwarzamy:

Dane kontaktowe

Imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu.

Treść zapytania

Wiadomość przesłana przez formularz kontaktowy, pocztą elektroniczną lub przekazana telefonicznie.

Preferencje nieruchomościowe

Informacje o poszukiwanej, sprzedawanej lub wynajmowanej nieruchomości — lokalizacja, metraż, budżet, termin.

Dane umowne i rozliczeniowe

Dane niezbędne do zawarcia i rozliczenia umowy pośrednictwa, jeżeli dochodzi do współpracy.

Dane techniczne

Adres IP, typ przeglądarki i urządzenia, data i godzina wizyty, zdarzenia zarejestrowane w serwisie oraz identyfikatory zapisane w plikach cookies.

Zapis zgód

Treść i data Twojego wyboru dotyczącego plików cookies wraz z adresem IP, z którego został dokonany.

Sposób pozyskiwania danych

Dane otrzymujemy przede wszystkim bezpośrednio od Ciebie — przez formularze dostępne na stronie internetowej, wiadomości e-mail, kontakt telefoniczny oraz pozostałe kanały komunikacji z Villa Estate.

Część danych technicznych zbierana jest automatycznie podczas korzystania ze strony — w zakresie opisanym w części dotyczącej plików cookies.

Podanie danych jest dobrowolne, jednak bez danych kontaktowych nie będziemy w stanie odpowiedzieć na zapytanie ani przedstawić oferty.

Okres przechowywania danych

Dane przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, a następnie przez czas wynikający z przepisów prawa lub do upływu terminu przedawnienia ewentualnych roszczeń.

Dane z korespondencji, która nie zakończyła się współpracą, usuwamy najpóźniej po upływie trzech lat od ostatniego kontaktu. Dokumentację umowną i rozliczeniową przechowujemy przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi. Dane przetwarzane na podstawie zgody — w tym dane marketingowe — przechowujemy do czasu jej cofnięcia lub wniesienia sprzeciwu.

Zapisy zgód na pliki cookies przechowujemy przez okres wymagany do wykazania rozliczalności, nie dłużej niż przez trzy lata od zarejestrowania danego wyboru.

Odbiorcy danych i dostawcy usług

Dane mogą być powierzane podmiotom, które świadczą dla nas usługi niezbędne do prowadzenia działalności. Każdy taki podmiot działa na podstawie umowy powierzenia, jest zobowiązany do zachowania poufności i stosowania środków bezpieczeństwa zgodnych z RODO. Obecnie są to:

Infrastruktura i przechowywanie danych

Google Cloud — serwis, baza danych i dzienniki systemowe. Twoje dane przechowujemy w regionie Warszawa (europe-central2); warstwa aplikacyjna działa w regionie Holandia (europe-west4), ponieważ usługa hostingowa nie oferuje regionu w Polsce. Całość przetwarzania odbywa się w Europejskim Obszarze Gospodarczym, a dane są szyfrowane zarówno w trakcie przesyłania, jak i w spoczynku.

Ochrona serwisu

Cloudflare — obsługa domeny, ochrona serwisu przed atakami i nadużyciami, mechanizm weryfikacji formularzy (Turnstile) chroniący przed automatycznym spamem oraz dostarczanie zdjęć nieruchomości. Ruch do serwisu przechodzi przez sieć Cloudflare, która filtruje go zanim dotrze do naszej infrastruktury; w tym celu przetwarzany jest adres IP i dane techniczne połączenia.

Obsługa zgłoszeń

ASARI — system CRM, w którym prowadzimy obsługę zgłoszeń i kontaktów, aby odpowiedź nastąpiła bez zbędnej zwłoki.

Poczta służbowa

Google Workspace — skrzynki pocztowe w domenie villaestate.pl. Wiadomość, którą wysyłasz do nas e-mailem, wraz z załącznikami przechowujemy w globalnej infrastrukturze Google: nasz plan nie pozwala wskazać regionu przechowywania, więc te dane — inaczej niż zgłoszenia z formularzy — mogą być przechowywane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, na zasadach opisanych niżej.

Monitorowanie błędów

Sentry (region europejski) — rejestrowanie wyłącznie błędów technicznych serwisu, byśmy wiedzieli o awarii i mogli ją naprawić. Narzędzie nie nagrywa przebiegu wizyty, nie ustawia plików cookies i nic nie zapisuje na Twoim urządzeniu, a adres IP nie jest zapisywany w zdarzeniach; działa na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) — utrzymania sprawnego i bezpiecznego serwisu.

Narzędzia marketingowe

Microsoft Clarity, Meta, Google i LinkedIn — pomiar skuteczności kampanii i remarketing; uruchamiane wyłącznie za Twoją zgodą i wyłącznie wtedy, gdy dana kampania jest prowadzona. Jeśli za Twoją zgodą na Google Ads wyślesz formularz na stronie kampanii, numer telefonu i adres e-mail z tego formularza trafiają do Google w postaci skrótu kryptograficznego (SHA-256), obliczanego w Twojej przeglądarce; Google nie otrzymuje ich w postaci jawnej. Google wykorzystuje te skróty w dwóch celach: aby dopasować zgłoszenie do kliknięcia w reklamę oraz aby utworzyć w naszym koncie Google Ads listy odbiorców (Customer Match), na podstawie których dobierane są odbiorcy reklam i stawki. W tym zakresie Google działa jako podmiot przetwarzający na naszą rzecz, na warunkach Google Ads Data Processing Terms.

Obsługa firmy

Dostawcy systemów informatycznych i CRM, biuro rachunkowe, doradcy prawni oraz podmioty zapewniające wsparcie techniczne.

Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Dążymy do tego, by dane były przetwarzane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Część naszych dostawców to jednak podmioty z siedzibą poza EOG lub podmioty korzystające z infrastruktury globalnej — dotyczy to w szczególności poczty służbowej (Google Workspace), ochrony serwisu (Cloudflare) oraz narzędzi reklamowych (Google Ads).

W takich przypadkach przekazanie danych odbywa się na podstawie mechanizmów przewidzianych w rozdziale V RODO — przede wszystkim standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską, uzupełnionych o dodatkowe środki bezpieczeństwa. Kopię zastosowanych zabezpieczeń udostępniamy na żądanie skierowane na adres [email protected].

Profilowanie i decyzje automatyczne

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały.

Jeżeli wyrazisz zgodę na narzędzia analityczne i marketingowe, Twoja aktywność w serwisie może być analizowana w celu dopasowania treści i przekazów marketingowych do zainteresowań. Jeżeli dodatkowo wyślesz formularz na stronie kampanii, przekazany w postaci skrótu numer telefonu i adres e-mail mogą posłużyć Google do przypisania Cię do listy odbiorców reklam w naszym koncie Google Ads. Analiza ta służy wyłącznie doborowi reklam — nie wpływa na warunki oferty ani na sposób obsługi Twojego zapytania. Zgodę możesz wycofać w każdej chwili; od tego momentu nie przekazujemy Google żadnych nowych danych.

Zarządzaj zgodami

Twoje prawa

W związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych przysługują Ci następujące uprawnienia:

Prawo dostępu

Prawo do informacji o tym, czy i w jaki sposób przetwarzamy Twoje dane, oraz do otrzymania ich kopii.

Prawo do sprostowania

Prawo do poprawienia danych nieprawidłowych oraz uzupełnienia danych niekompletnych.

Prawo do usunięcia

Tzw. prawo do bycia zapomnianym — o ile nie stoją temu na przeszkodzie przepisy prawa lub nasze prawnie uzasadnione interesy.

Prawo do ograniczenia

Prawo do żądania wstrzymania przetwarzania danych — na przykład na czas weryfikacji ich prawidłowości.

Prawo do przenoszenia

Prawo do otrzymania danych w powszechnie używanym formacie i przekazania ich innemu administratorowi.

Prawo sprzeciwu

Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, w tym wobec marketingu bezpośredniego.

Cofnięcie zgody

Prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed jej wycofania.

Informacja o naruszeniu

Prawo do zawiadomienia o naruszeniu ochrony danych, jeżeli mogłoby ono powodować wysokie ryzyko naruszenia Twoich praw.

Skarga do organu nadzorczego

Prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, jeżeli uznasz, że przetwarzamy dane niezgodnie z prawem.

Jak zrealizujemy Twoje żądanie

Aby skorzystać z powyższych praw, napisz na adres [email protected] lub zadzwoń pod numer +48 572 296 752.

Odpowiedź przekazujemy w formie pisemnej lub elektronicznej — co do zasady tym samym kanałem, którym wpłynęło żądanie, chyba że wskażesz inny. Na Twoją prośbę możemy udzielić informacji ustnie, o ile potwierdzimy Twoją tożsamość w inny sposób.

Żądanie realizujemy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca od jego otrzymania. W przypadku żądania skomplikowanego lub dużej liczby żądań termin ten możemy przedłużyć o kolejne dwa miesiące — poinformujemy Cię wówczas o przedłużeniu i o jego przyczynach.

Napisz do nas

Zasady, którymi się kierujemy

Niezależnie od podstawy prawnej przetwarzania dokładamy starań, aby Twoje dane osobowe były:

Zgodność z prawem

Przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty.

Określony cel

Zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach oraz nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami.

Minimalizacja danych

Adekwatne, stosowne i ograniczone do tego, co niezbędne do realizacji celów przetwarzania.

Prawidłowość

Prawidłowe i w razie potrzeby aktualizowane, a dane nieprawidłowe niezwłocznie usuwane lub korygowane.

Ograniczenie przechowywania

Przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dotyczą, nie dłużej niż jest to konieczne.

Bezpieczeństwo

Przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo, w tym ochronę przed nieuprawnionym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem.

Czym są pliki cookies

Pliki cookies to niewielkie pliki tekstowe zapisywane na Twoim komputerze, tablecie lub telefonie podczas korzystania ze strony internetowej. Zawierają zwykle nazwę serwisu, z którego pochodzą, czas przechowywania oraz identyfikator przeglądarki.

Korzystamy z nich, aby serwis działał poprawnie, aby zapamiętać Twoje preferencje oraz — jeżeli wyrazisz na to zgodę — aby analizować sposób korzystania ze strony i mierzyć skuteczność działań marketingowych.

Rodzaje plików cookies

Pliki cookies dzielimy dokładnie tak, jak przedstawia je okno zgody wyświetlane przy pierwszej wizycie:

Niezbędne

Zapewniają działanie serwisu, utrzymują sesję i zapamiętują Twój wybór dotyczący zgód oraz preferencje strony. Nie wymagają zgody i nie służą do śledzenia.

Analityczne

Pozwalają zrozumieć, jak korzystasz ze strony — które treści są czytane i gdzie pojawiają się błędy. Uruchamiamy je wyłącznie po wyrażeniu zgody.

Marketingowe

Służą pomiarowi skuteczności kampanii oraz remarketingowi. Uruchamiamy je wyłącznie po wyrażeniu zgody.

Zarządzanie zgodami

Zgodę na pliki cookies inne niż niezbędne wyrażasz świadomie, w oknie wyświetlanym przy pierwszej wizycie — możesz ją wtedy przyjąć w całości, odrzucić w całości albo przejść do ustawień zaawansowanych i zdecydować o każdym narzędziu osobno.

Swój wybór możesz zmienić lub cofnąć w dowolnym momencie na stronie zarządzania zgodami — jest to równie proste jak wyrażenie zgody i nie wpływa na możliwość korzystania z serwisu. Niezależnie od tego możesz zarządzać plikami cookies w ustawieniach swojej przeglądarki; ograniczenie plików niezbędnych może jednak zakłócić działanie niektórych elementów strony.