01
Базова орендна плата
Ставка за метр, зазвичай у євро й перерахована за курсом на день оплати. Це єдина позиція, яку видно в оголошенні, — і рідко та, що робить найбільшу різницю між пропозиціями.
Офіс для твоєї команди
Оренда офісних площ у Варшаві й околицях.
I
Команда, а не метраж
Офіс рахується в людях, а не у квадратних метрах.
II
Поверх, який треба побачити
План, світло, планування і те, що видно лише на місці.
III
Безпечний договір
Договір оренди офісу підписують на роки. Варто знати, на що.
[ 01 · Послуга ]
Ставка за метр — це не ціна офісу.
Дві пропозиції, що різняться на два євро, можуть різнитися на десяток відсотків у рахунку.
Villa Estate — варшавська агенція, якою керують юристи. Шукаємо офіс під конкретну команду, рахуємо загальну вартість — орендну плату, експлуатаційний збір, коефіцієнт спільних площ, паркінг, оздоблення та індексацію, — узгоджуємо умови, а договір читаємо речення за реченням, перш ніж ти його підпишеш.
[ 02 · Суть ]
Офіс — це не лише метри. Це простір на роки і для людей, які рухаються в одному напрямку.
Договір оренди офісу підписують зазвичай на п'ять років, і вийти з нього практично неможливо. За цей час команда виросте або скоротиться, частина людей перейде на віддалену роботу, а ти все одно платитимеш за кожен метр, вписаний у договір. Тому ми починаємо не з метражу, а з того, скільки людей має тут працювати і як це може змінитися.
[ 03 · Порівняння ]
Власними силами або з нами
Офіс можна знайти самому. Складність починається на підрахунку, скільки він насправді коштує.
Власними силами
- Порівнюєш ставки за метр і береш найнижчу.
- Про коефіцієнт спільних площ дізнаєшся при підписанні договору.
- Оздоблення оцінюєш після підпису, коли вже нічим торгуватися.
- Договір отримуєш у версії орендодавця: на п'ять років і без права виходу.
З Villa Estate
- Рахуємо загальну вартість на людину й на місяць — одну цифру, яку можна порівняти.
- Коефіцієнт, експлуатаційний збір і паркінг перевіряємо до показу, а не після нього.
- Оздоблення та орендні канікули узгоджуємо разом зі ставкою, бо лише тоді вони мають вагу.
- Договір узгоджує та виправляє юрист — включно з правом виходу й опцією розширення.
[ 04 · Правда ]
Оголошення не каже, скільки ти заплатиш
У варшавських офісах орендну плату подають у євро за метр на місяць, експлуатаційний збір — у злотих, і ти платиш ще за свою частку у спільних площах: коридорах, рецепції, санвузлах. До цього додається паркінг, оздоблення та індексація. Лише склавши ці позиції, зрозумієш, яка пропозиція дешевша. Дуже часто не та, що виглядає дешевшою.
[ 05 · Вартість ]
З чого складається вартість офісу
Шість позицій, які потрапляють у рахунок. В оголошенні видно зазвичай одну.
02
Експлуатаційний збір
Утримання будівлі: прибирання, охорона, спільні комунальні, управління, податок на нерухомість. Подається у злотих за метр, розраховується щорічно і здатен зростати швидше за саму орендну плату.
03
Коефіцієнт спільних площ
Ти платиш не лише за свій офіс, а й за частку в коридорах, рецепції та санвузлах. У варшавських будівлях add-on зазвичай становить від кількох до півтора десятка відсотків — і на стільки ж зростає кожна інша позиція.
04
Паркінг
Рахується за місце, а не за метр, і в багатьох будівлях обмежений коефіцієнтом на площу. За команди, яка їздить автом, здатен додати понад десять відсотків до рахунку.
05
Оздоблення
Площа в чорновому стані потребує перегородок, інженерії та меблів. Частину витрат бере на себе орендодавець — але лише тоді, коли цього вимагають під час переговорів про ставку, а не після них.
06
Індексація і курс
Орендна плата щороку зростає на індекс, а за ставки в євро додається курсовий ризик. За п'ятирічного договору ці дві позиції важать більше, ніж початкова різниця у ставці.
[ 06 · Перевага ]
Вартість, договір, команда
Три місця, де компанії найчастіше переплачують за офіс, — і три, у яких ми справді сильні.
01
Загальна вартість
Зводимо всі пропозиції до однієї цифри: скільки коштує місяць роботи однієї людини в цьому офісі за весь строк договору. Лише це дозволяє порівняти будівлю класу А на другій лінії з сервісним офісом у центрі.
02
Договір
Villa Estate ведуть юристи. Оренда офісу не має законодавчого захисту й підписується на роки. Читаємо положення про індексацію, забезпечення, суборенду, право виходу, опцію розширення та повернення початкового стану — а потім їх узгоджуємо.
03
Команда
Починаємо з кількості людей, способу роботи та дороги на роботу, а не з метражу. Офіс, до якого половина команди їде півтори години, дешевий лише на папері.
[ 07 · Шляхи ]
Чотири шляхи до офісу
У кожного інша вартість, інше зобов'язання й інший момент, коли він перестає бути вигідним.
01
Традиційна оренда
Власна площа, договір на три–п'ять років, оздоблення за твій рахунок або співфінансоване. Найнижча вартість на людину за стабільної команди — і найвища, коли команда змінюється.
02
Сервісний офіс
Готова, закрита площа з обслуговуванням, договір уже від кількох місяців, один рахунок замість шести позицій. Дорожче за метр, але без оздоблення, завдатку й багаторічного зобов'язання.
03
Коворкінг
Розрахунок за робоче місце, договір помісячний. Для команд до півтора десятка осіб і для компаній, які тільки заходять на польський ринок, часто найрозумніший перший крок.
04
Суборенда
Площа, яку віддає компанія, у якої її забагато. Буває помітно дешевшою і вже оздобленою, але триває лише стільки, скільки основний договір, і потребує згоди власника. Перевіряємо і те, і те.
[ 08 · Переваги ]
Що ти отримуєш на практиці
Без зірочок і дрібного шрифту — це обсяг, який ми виконуємо за кожного пошуку.
01
Вартість зведена до однієї цифри
Усі пропозиції пораховані однаково: вартість місяця роботи однієї людини за весь строк договору.
02
Пропозиції поза порталами
Закриті бази, контакти управителів і забудовників та площі в суборенді, які ніде не оголошували.
03
Договір, узгоджений юристом
Індексація, забезпечення, право виходу та опція розширення виправлені на твою користь.
04
Виторгуване оздоблення
Участь орендодавця у витратах на роботи та орендні канікули на час їх виконання — узгоджені разом зі ставкою, а не після неї.
05
Твій час
Не обдзвонюєш оголошення й не їздиш дивитися поверхи, які все одно відпадуть за вартістю або за дорогою.
06
Підтримка після підпису
Акт приймання, координація оздоблення та переїзду, а потім щорічні розрахунки експлуатаційних зборів.
Скажи, скільки людей має тут працювати.
Перша розмова безкоштовна і ні до чого не зобов'язує. Відповідаємо протягом одного робочого дня.
[ 09 · Перебіг ]
Від брифу до переїзду
Так виглядає типовий пошук офісу, який ми ведемо. Від брифу до підпису зазвичай шість–десять тижнів, плюс час на оздоблення.
Старт
Бриф і команда
З'ясовуємо, скільки людей має тут працювати сьогодні й за три роки, як ви працюєте, скільки потрібно переговорних, де живе команда і який місячний бюджет. Метраж виходить із цього, а не навпаки.
Тиждень 1–2
Короткий список
Переглядаємо портали, закриті бази, контакти управителів і забудовників та суборенди. Те, що відпадає за загальною вартістю або за дорогою, відсіюємо ще до того, як покажемо тобі.
Покази
Огляд поверхів
Дивимося разом із тобою, перевіряємо реальне планування й питаємо про те, про що не питають за першим враженням: нагрівання з півдня, акустику, розетки, пропускну здатність ліфтів у годину пік.
Цифри
Загальна вартість
Кожну пропозицію переводимо у вартість місяця роботи однієї людини — зі зборами, коефіцієнтом, паркінгом, оздобленням та індексацією, за весь строк договору. Порівняння отримуєш на одній сторінці.
Переговори
Умови та оздоблення
Узгоджуємо ставку, орендні канікули, участь орендодавця в оздобленні, індексацію, забезпечення, право виходу та опцію розширення. В офісах саме ці позиції важать найбільше.
Договір
Юридичний аналіз
Юрист читає договір і всі додатки, пояснює їх звичайною мовою та пропонує правки. Підписуєш лише тоді, коли знаєш, на що погоджуєшся.
Фінал
Оздоблення і приймання
Координуємо оздоблювальні роботи, складаємо акт і знімаємо лічильники при прийманні площі, а потім допомагаємо узгодити все з датою переїзду.
Після підпису
Залишаємося на зв'язку
Допомагаємо з річним розрахунком експлуатаційних зборів і з розмовами з орендодавцем протягом договору. Коли наближається його завершення, повертаємося до теми за рік — в офісах це мінімум, щоб мати реальний вибір.
[ 10 · Відгуки ]
Що кажуть компанії
Відгуки компаній, яким ми шукали офіси у Варшаві та околицях.
Ми обрали пропозицію, дорожчу на півтора євро за метр. Після додавання коефіцієнта, зборів і паркінгу вона виявилася дешевшою на одинадцять відсотків. Самі б ми цього не порахували.
Ми хотіли триста метрів, бо стільки мали раніше. Після розмови про те, скільки людей реально приходить в офіс, вийшло двісті двадцять і на дві переговорні більше. Рік потому все ще пасує.
Ми шукали новий офіс для команди понад сорок осіб і хотіли локацію, зручну і для працівників, і для клієнтів. Отримали кілька справді влучно дібраних варіантів замість кількох десятків випадкових пропозицій. Увесь процес пройшов злагоджено, а на переговорах вдалося отримати значно кращі умови оренди, ніж ми початково розраховували.
[ 11 · Питання ]
Перш ніж запитаєш
Найчастіші питання компаній, які шукають офіс. Якщо твого тут немає — напиши, відповімо індивідуально.
Винагороду узгоджуємо перед початком співпраці та вписуємо в договір — без комісій, що додаються дорогою. Перша розмова безкоштовна.
Це частка коридорів, рецепції, санвузлів та інших спільних приміщень, якою будівля обтяжує орендарів. Ти береш сто метрів, а платиш за сто з чимось. У варшавських будівлях коефіцієнт зазвичай становить від кількох до півтора десятка відсотків і піднімає кожну іншу позицію, тож порівнювати пропозиції без нього не має сенсу.
Це залежить від того, як ви працюєте. За гібридної роботи та спільних робочих місць виходить значно менше, ніж за одного місця на людину, але зростає потреба в переговорних і місцях для розмов. Рахуємо це разом, виходячи з того, скільки людей реально приходить у пік тижня, а не скільки їх у платіжній відомості.
Кілька речей: коротший строк в обмін на меншу участь орендодавця в оздобленні, право виходу після трьох років за відступне, опція розширення або зменшення площі — або взагалі інший шлях: сервісний офіс чи суборенда. Кажемо, скільки коштує кожен із них.
Масштабом і винятковістю. У сервісному офісі маєш власну, закриту площу з обслуговуванням і одним рахунком; у коворкінгу платиш за робоче місце й ділиш простір з іншими. Сервісний виходить дорожче за метр, ніж традиційна оренда, але без оздоблення, завдатку й багаторічного зобов'язання.
Ми не виконуємо будівельних робіт, але оцінюємо їх на етапі переговорів, домовляємося про участь орендодавця й орендні канікули на час робіт та радимо перевірених підрядників. Стежимо також за положенням про те, чи наприкінці оренди доведеться повертати початковий стан, — це може коштувати кілька місяців орендної плати.
Так. Покази проводимо по відео, документи ходять електронно, а договір можна підписати через представника. Обслуговуємо компанії польською, англійською, українською та російською. Для першого офісу в Польщі часто розумніше почати з сервісної площі — і ми прямо кажемо, коли це той випадок.
За чітких вимог зазвичай шість–десять тижнів від брифу до підписання договору, а потім два–чотири місяці на оздоблення, якщо береш площу в чорновому стані. Сервісний офіс або суборенда скорочують це до кількох тижнів. Про строк кажемо прямо ще на старті.
[ 12 · Консультація ]
Скажи, для скількох людей шукаєш.
Напиши, чим займається твоя компанія, скільки людей має працювати в офісі й де живе команда. Протягом одного робочого дня відповімо чесною оцінкою ситуації, першими пропозиціями та зрозумілими умовами співпраці — без зобов'язань і без записування тебе до розсилки.
- Перша розмова безкоштовна і ні до чого не зобов'язує.
- Кожну пропозицію переводимо в загальну вартість, перш ніж її показати.
- Твої дані залишаються у Villa Estate. Ми не передаємо їх третім особам з метою, іншою ніж виконання наших послуг за договором.