01
Базовая арендная плата
Ставка за метр, обычно в евро и пересчитанная по курсу на день оплаты. Это единственная позиция, которую видно в объявлении, — и редко та, что делает наибольшую разницу между предложениями.
Офис для твоей команды
Аренда офисных площадей в Варшаве и окрестностях.
I
Команда, а не метраж
Офис считается в людях, а не в квадратных метрах.
II
Этаж, который нужно увидеть
План, свет, планировка и то, что видно только на месте.
III
Безопасный договор
Договор аренды офиса подписывают на годы. Стоит знать, на что.
[ 01 · Услуга ]
Ставка за метр — это не цена офиса.
Два предложения, отличающиеся на два евро, могут отличаться на десяток процентов в счёте.
Villa Estate — варшавское агентство, которым руководят юристы. Ищем офис под конкретную команду, считаем общую стоимость — арендную плату, эксплуатационный сбор, коэффициент общих площадей, парковку, отделку и индексацию, — согласуем условия, а договор читаем предложение за предложением, прежде чем ты его подпишешь.
[ 02 · Суть ]
Офис — это не только метры. Это пространство на годы и для людей, идущих в одном направлении.
Договор аренды офиса подписывают обычно на пять лет, и выйти из него практически невозможно. За это время команда вырастет или сократится, часть людей перейдёт на удалённую работу, а ты всё равно будешь платить за каждый метр, вписанный в договор. Поэтому мы начинаем не с метража, а с того, сколько людей должно здесь работать и как это может измениться.
[ 03 · Сравнение ]
Своими силами или с нами
Офис можно найти самому. Сложность начинается на подсчёте, сколько он на самом деле стоит.
Своими силами
- Сравниваешь ставки за метр и берёшь самую низкую.
- О коэффициенте общих площадей узнаёшь при подписании договора.
- Отделку оцениваешь после подписи, когда торговаться уже нечем.
- Договор получаешь в версии арендодателя: на пять лет и без права выхода.
С Villa Estate
- Считаем общую стоимость на человека и на месяц — одну цифру, которую можно сравнить.
- Коэффициент, эксплуатационный сбор и парковку проверяем до показа, а не после него.
- Отделку и арендные каникулы согласуем вместе со ставкой, потому что только тогда они имеют вес.
- Договор согласует и правит юрист — включая право выхода и опцию расширения.
[ 04 · Правда ]
Объявление не говорит, сколько ты заплатишь
В варшавских офисах арендную плату указывают в евро за метр в месяц, эксплуатационный сбор — в злотых, и ты платишь ещё за свою долю в общих площадях: коридорах, ресепшене, санузлах. К этому добавляются парковка, отделка и индексация. Только сложив эти позиции, поймёшь, какое предложение дешевле. Очень часто не то, которое выглядит дешевле.
[ 05 · Стоимость ]
Из чего складывается стоимость офиса
Шесть позиций, которые попадают в счёт. В объявлении видно обычно одну.
02
Эксплуатационный сбор
Содержание здания: уборка, охрана, общие коммунальные, управление, налог на недвижимость. Указывается в злотых за метр, рассчитывается ежегодно и способен расти быстрее самой аренды.
03
Коэффициент общих площадей
Ты платишь не только за свой офис, но и за долю в коридорах, ресепшене и санузлах. В варшавских зданиях add-on обычно составляет от нескольких до полутора десятков процентов — и на столько же растёт каждая другая позиция.
04
Парковка
Считается за место, а не за метр, и во многих зданиях ограничена коэффициентом на площадь. При команде, которая ездит на машине, способна добавить больше десяти процентов к счёту.
05
Отделка
Площадь в черновом состоянии требует перегородок, инженерии и мебели. Часть затрат берёт на себя арендодатель — но только если этого потребовать при переговорах о ставке, а не после них.
06
Индексация и курс
Аренда ежегодно растёт на индекс, а при ставке в евро добавляется курсовой риск. При пятилетнем договоре эти две позиции весят больше, чем начальная разница в ставке.
[ 06 · Преимущество ]
Стоимость, договор, команда
Три места, где компании чаще всего переплачивают за офис, — и три, в которых мы действительно сильны.
01
Общая стоимость
Сводим все предложения к одной цифре: сколько стоит месяц работы одного человека в этом офисе за весь срок договора. Только это позволяет сравнить здание класса А на второй линии с сервисным офисом в центре.
02
Договор
Villa Estate ведут юристы. Аренда офиса не имеет законодательной защиты и подписывается на годы. Читаем положения об индексации, обеспечении, субаренде, праве выхода, опции расширения и возврате первоначального состояния — а затем согласуем их.
03
Команда
Начинаем с количества людей, способа работы и дороги на работу, а не с метража. Офис, до которого половина команды едет полтора часа, дёшев только на бумаге.
[ 07 · Пути ]
Четыре пути к офису
У каждого своя стоимость, своё обязательство и свой момент, когда он перестаёт быть выгодным.
01
Традиционная аренда
Собственная площадь, договор на три–пять лет, отделка за твой счёт или софинансируемая. Самая низкая стоимость на человека при стабильной команде — и самая высокая, когда команда меняется.
02
Сервисный офис
Готовая, закрытая площадь с обслуживанием, договор уже от нескольких месяцев, один счёт вместо шести позиций. Дороже за метр, но без отделки, залога и многолетнего обязательства.
03
Коворкинг
Расчёт за рабочее место, договор помесячный. Для команд до полутора десятков человек и для компаний, только выходящих на польский рынок, часто самый разумный первый шаг.
04
Субаренда
Площадь, которую отдаёт компания, у которой её слишком много. Бывает заметно дешевле и уже отделана, но длится ровно столько, сколько основной договор, и требует согласия собственника. Проверяем и то, и другое.
[ 08 · Что ты получаешь ]
Что ты получаешь на практике
Без звёздочек и мелкого шрифта — это объём, который мы выполняем при каждом поиске.
01
Стоимость, сведённая к одной цифре
Все предложения посчитаны одинаково: стоимость месяца работы одного человека за весь срок договора.
02
Предложения вне порталов
Закрытые базы, контакты управляющих и застройщиков и площади в субаренде, которые нигде не объявляли.
03
Договор, согласованный юристом
Индексация, обеспечение, право выхода и опция расширения исправлены в твою пользу.
04
Выторгованная отделка
Участие арендодателя в затратах на работы и арендные каникулы на время их проведения — согласованные вместе со ставкой, а не после неё.
05
Твоё время
Не обзваниваешь объявления и не ездишь смотреть этажи, которые всё равно отпадут по стоимости или по дороге.
06
Поддержка после подписи
Акт приёмки, координация отделки и переезда, а затем ежегодные расчёты эксплуатационных сборов.
Скажи, сколько людей должно здесь работать.
Первый разговор бесплатный и ни к чему не обязывает. Отвечаем в течение одного рабочего дня.
[ 09 · Ход работы ]
От брифа до переезда
Так выглядит типичный поиск офиса, который мы ведём. От брифа до подписи обычно шесть–десять недель, плюс время на отделку.
Старт
Бриф и команда
Выясняем, сколько людей должно здесь работать сегодня и через три года, как вы работаете, сколько нужно переговорных, где живёт команда и каков месячный бюджет. Метраж получается из этого, а не наоборот.
Недели 1–2
Короткий список
Просматриваем порталы, закрытые базы, контакты управляющих и застройщиков и субаренды. То, что отпадает по общей стоимости или по дороге, отсеиваем ещё до того, как покажем тебе.
Показы
Осмотр этажей
Смотрим вместе с тобой, проверяем реальную планировку и спрашиваем о том, о чём не спрашивают по первому впечатлению: нагрев с юга, акустика, розетки, пропускная способность лифтов в час пик.
Цифры
Общая стоимость
Каждое предложение переводим в стоимость месяца работы одного человека — со сборами, коэффициентом, парковкой, отделкой и индексацией, за весь срок договора. Сравнение получаешь на одной странице.
Переговоры
Условия и отделка
Согласуем ставку, арендные каникулы, участие арендодателя в отделке, индексацию, обеспечение, право выхода и опцию расширения. В офисах именно эти позиции весят больше всего.
Договор
Юридический анализ
Юрист читает договор и все приложения, объясняет их обычным языком и предлагает правки. Подписываешь только тогда, когда знаешь, на что соглашаешься.
Финал
Отделка и приёмка
Координируем отделочные работы, составляем акт и снимаем счётчики при приёмке площади, а затем помогаем свести всё с датой переезда.
После подписи
Остаёмся на связи
Помогаем с годовым расчётом эксплуатационных сборов и с разговорами с арендодателем в течение договора. Когда приближается его окончание, возвращаемся к теме за год — в офисах это минимум, чтобы иметь реальный выбор.
[ 10 · Отзывы ]
Что говорят компании
Отзывы компаний, которым мы искали офисы в Варшаве и окрестностях.
Мы выбрали предложение дороже на полтора евро за метр. После добавления коэффициента, сборов и парковки оно оказалось дешевле на одиннадцать процентов. Сами бы мы этого не посчитали.
Мы хотели триста метров, потому что столько было раньше. После разговора о том, сколько людей реально приходит в офис, вышло двести двадцать и на две переговорные больше. Год спустя всё ещё подходит.
Мы искали новый офис для команды больше сорока человек и хотели локацию, удобную и для сотрудников, и для клиентов. Получили несколько действительно точно подобранных вариантов вместо нескольких десятков случайных предложений. Весь процесс прошёл слаженно, а на переговорах удалось добиться заметно лучших условий аренды, чем мы рассчитывали вначале.
[ 11 · Вопросы ]
Прежде чем спросишь
Самые частые вопросы компаний, ищущих офис. Если твоего здесь нет — напиши, ответим индивидуально.
Вознаграждение согласуем перед началом сотрудничества и вписываем в договор — без комиссий, добавляемых по дороге. Первый разговор бесплатный.
Это доля коридоров, ресепшена, санузлов и других общих помещений, которой здание обременяет арендаторов. Ты берёшь сто метров, а платишь за сто с чем-то. В варшавских зданиях коэффициент обычно составляет от нескольких до полутора десятков процентов и поднимает каждую другую позицию, так что сравнивать предложения без него бессмысленно.
Это зависит от того, как вы работаете. При гибридной работе и общих рабочих местах выходит значительно меньше, чем при одном месте на человека, но растёт потребность в переговорных и местах для разговоров. Считаем это вместе, исходя из того, сколько людей реально приходит в пик недели, а не сколько их в платёжной ведомости.
Несколько вещей: более короткий срок в обмен на меньшее участие арендодателя в отделке, право выхода после трёх лет за отступное, опция расширения или уменьшения площади — или вообще другой путь: сервисный офис либо субаренда. Говорим, сколько стоит каждый из них.
Масштабом и исключительностью. В сервисном офисе у тебя своя, закрытая площадь с обслуживанием и одним счётом; в коворкинге ты платишь за рабочее место и делишь пространство с другими. Сервисный выходит дороже за метр, чем традиционная аренда, но без отделки, залога и многолетнего обязательства.
Мы не выполняем строительных работ, но оцениваем их на этапе переговоров, договариваемся об участии арендодателя и арендных каникулах на время работ и рекомендуем проверенных подрядчиков. Следим и за положением о том, придётся ли в конце аренды возвращать первоначальное состояние, — это может стоить несколько месяцев аренды.
Да. Показы проводим по видео, документы ходят электронно, а договор можно подписать через представителя. Обслуживаем компании на польском, английском, украинском и русском. Для первого офиса в Польше часто разумнее начать с сервисной площади — и мы прямо говорим, когда это тот случай.
При чётких требованиях обычно шесть–десять недель от брифа до подписания договора, а затем два–четыре месяца на отделку, если берёшь площадь в черновом состоянии. Сервисный офис или субаренда сокращают это до нескольких недель. О сроке говорим прямо ещё на старте.
[ 12 · Консультация ]
Скажи, для скольких человек ищешь.
Напиши, чем занимается твоя компания, сколько людей должно работать в офисе и где живёт команда. В течение одного рабочего дня ответим честной оценкой ситуации, первыми предложениями и понятными условиями сотрудничества — без обязательств и без записи тебя в рассылку.
- Первый разговор бесплатный и ни к чему не обязывает.
- Каждое предложение переводим в общую стоимость, прежде чем его показать.
- Твои данные остаются в Villa Estate. Мы не передаём их третьим лицам с целью, иной чем оказание наших услуг по договору.